¿Que es la optimización de procesos?
¿Qué es la optimización de procesos?
Mejorar procesos, acortar tiempos, reducir costes y mejorar la calidad del producto final son los objetivos, las organizaciones son espacios de interacción entre personas, procesos y tecnología. El conocimiento profundo es la pieza clave para lograr los mejores resultados en dicho espacio. De esta manera, seremos capaces de generar el movimiento necesario, aprovechando los recursos y la interconexión de todas las partes.
Comenzar un proceso de optimización de procesos tiene como objetivo mejorar el resultado en aquello que hacemos e implica dedicar tiempo y recursos a comprender correctamente cada uno de esos procesos, su estado actual y los datos que arroja.
La optimización de procesos se podría definir como un conjunto de herramientas y metodologías de trabajo que permiten diseñar, visualizar, analizar y optimizar las diferentes áreas de un negocio a fin de alcanzar los objetivos de rentabilidad y productividad prefijados por la dirección de la compañía.
Hoy en día las empresas del siglo XXI se enfrentan a complicados retos en la gestión diaria de sus procesos y negocios, circunstancias políticas, económicas y sociales que muchas veces se escapan de su influencia directa. Presiones de la competencia y de nuevos actores que cada día responden con soluciones disruptivas, obligando a las empresas a mejorar su competitividad y desarrollar una mejora continua es sus procesos.
Contemplar iniciar un proceso de optimización genera grandes ventajas que permitirán garantizar los buenos resultados económicos y el mejoramiento en productividad logrando obtener un alto nivel competitivo.
- Permite la toma de decisiones racionales, rápidas y objetivas por parte del equipo de dirección.
- Abre las vías de comunicación entre los diferentes equipos de trabajo independientemente de su ubicación geográfica.
- Centraliza y organiza los documentos de trabajo permitiendo la actualización segura y en tiempo real de toda la información.
- Unifica los procesos de negocio, favoreciendo su optimización y la adopción a nivel corporativo de las mejores prácticas para el negocio.
- Reduce los tiempos de trabajo anulando aquellos procesos rutinarios y repetitivos que afectan negativamente al nivel de concentración y productividad del equipo humano.
- Facilita el intercambio de información entre la empresa y sus clientes directos.
- Permite la toma de decisiones racionales, rápidas y objetivas por parte del equipo de dirección.
Pasos para una optimización de procesos
- Identificar: Piense en un proceso de su empresa que está afectando inconformidad en sus clientes internos y externos. Ahora, pregúntese:
- ¿Cuál es el objetivo final de este proceso?
- ¿Cuál debe ser el resultado?
- ¿Dónde comienza el proceso y dónde termina?
- ¿Qué actividades son parte del proceso y lo llevan para adelante?
- ¿Qué departamentos y funcionarios están involucrados?
- ¿Qué información viaja dentro de este proceso?
Tenga en cuenta que nos preguntamos cuál es el proceso y no cómo lo hacemos.
- Repensar: Importante tomar papel y lápiz para mapear el proceso, analizar el paso a paso actual y cómo podría ayudar la optimización de procesos en este caso concreto. Las preguntas son esenciales y revisarlas con el equipo de trabajo.
- ¿Hay una mejor manera de llevar a cabo este proceso?
- ¿Qué información se esté obteniendo de esté proceso?
- ¿Cómo se conduce exactamente este proceso?
- ¿Cuánto papel (por ejemplo), se utiliza en este proceso?
- ¿Cuánto tiempo demora para que el proceso sea realizado por completo?
- ¿Cuánto tiempo se pierde en la reanudación y corrección de errores?
- ¿Dónde se paraliza el proceso?
En este punto se aceptan los detalles mínimos, desde la forma en cómo se escribe un correo electrónico, hasta la percepción de lo que quiere el cliente.
- Implementar: Después de reinventar el proceso en detalle e identificar los cambios y mejoras es el momento de poner en práctica el nuevo proceso de manera diferente.
En esta etapa nuevamente se debe analizar el nuevo proceso evaluando que cumpla con los objetivos originales de la optimización y que todos adopten el nuevo proceso desde el principio y apliquen todos los cambios que muestran.
Así podemos comprobar los resultados, obtener información y ver si las mejoras fueron positivas o no. Puede suceder que el proceso no termine como estaba previsto, que el equipo no se acostumbre, que la aplicación no se haya hecho correctamente. En tales casos, es necesario iniciar el proceso de nuevo.
- Automatizar: Hoy por hoy optimizar los procesos de negocio consiste en automatizar al máximo todos los pasos que conforman el ciclo de producción, distribución, venta, atención al cliente, marketing, publicidad, transporte.
Pretender esperar resultados diferentes insistiendo en las mismas fallas dará como resultado el fracaso. Generar un cambio tomando las buenas practicas va a permitir un avance positivo y enriquecedor para el equipo involucrado dentro de la etapa final.
Automatice los procesos que han sido probados y aprobados, distribúyalos por la empresa y vea los resultados en la prevención de errores, disminución de desperdicios, ahorro de tiempo y reducción de gastos para una mayor productividad.
5. Monitorear: Es dar paso a la mejora continua y debe tomarse como un proceso cíclico, el seguimiento conlleva a mejorar la agilidad para satisfacer al cliente interno y externo, el aumento de los ingresos y la conexión en diferentes niveles para una mayor productividad.
Nos dirigimos a incrementar la competitividad de las organizaciones al visualizar los diferentes procesos de negocio relevantes como un engranaje que conforman el motor principal para conectar los requerimientos estratégicos con soluciones tecnológicas.
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